Carrière

 Notice d’information sur le traitement des données personnelles dans le cadre du recrutement par le Centre National de Rééducation Fonctionnelle et de Réadaptation 

 Préambule 

Le Centre National de Rééducation Fonctionnelle et de Réadaptation (ci-après « Rehazenter ») accorde une grande importance à la protection des données à caractère personnel qu’il traite dans le cadre du processus de recrutement et ce dans le respect de la législation en vigueur, et en particulier, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après « RGPD ») et de la Loi du 1er août 2018 portant organisation de la CNPD et du régime général sur la protection des données. 

Champ d’application 

La Notice d’information sur le traitement des données personnelles dans le cadre du recrutement par le Centre National de Rééducation Fonctionnelle et de Réadaptation (ci-après « Notice ») s’applique à tout document, papier ou électronique, créé ou traité par le Rehazenter dans le cadre du processus de recrutement. 

Responsable du Traitement 

Le Responsable du traitement des données personnelles dans ce cadre est le Rehazenter, établi et ayant son siège social à 1, Rue André Vésale, L-2674 Luxembourg, Grand-Duché du Luxembourg. 

Personnes concernées et méthodes de collecte des données personnelles 

Les personnes concernées par le traitement des données personnelles dans le cadre du recrutement sont les candidats spontanés, les candidats au poste, les candidats aux jobs étudiant et les candidats aux stages du Rehazenter (ci-après « Candidats »). 

Le Rehazenter traite les données personnelles des Candidats, collectées auprès de la personne concernée ou auprès d’organismes externes, suivant son autorisation. 

Catégories des données personnelles traitées 

Les catégories de données personnelles traitées par le Rehazenter sont les suivantes : données d’identification, données de contact, données relatives à la reconnaissance de diplômes étrangers ainsi qu’aux autorisations d’exercer, données relatives à l’expérience professionnelle et à la formation, données relatives aux compétences linguistiques, personnelles et professionnelles, le cas échéant, données relatives au permis de travail et/ou de séjour, données administratives en lien avec le poste, données du casier judiciaire, données des échanges avec le Candidat, toute autre donnée à caractère personnel communiquée par le Candidat. En cas d’entretien de recrutement réalisé dans les locaux du Rehazenter, les données contenues dans le QR Code CovidCheck du Candidat seront également traitées. 

Les données personnelles du Candidat peuvent servir à des fins statistiques, ainsi qu’à des objectifs imposés par des instances compétentes pour contrôler, auditer ou examiner la gestion du Rehazenter. Dans ces cas, les données personnelles du Candidat sont anonymisées ou pseudonymisées par le Rehazenter avant toute diffusion. 

Finalités et bases juridiques des traitements de données 

Les données personnelles du Candidat sont collectées et traitées à des fins de : 

• Traitement des candidatures : par exemple, CV et lettres de motivation 
• Evaluation de l’adéquation des candidatures au regard des postes à pourvoir ou des opportunités 
• Echange avec les parties prenantes lors des procédures de sélection et de recrutement du Rehazenter 
• Organisation des entretiens avec les Candidats 
• Préparation d’un contrat de travail, d’un contrat de stage ou d’un contrat étudiant, pour les Candidats retenus 
• En cas d’embauche, constitution du dossier personnel de la personne concernée 
• Constitution d’une CVthèque avec les CV de certains profils retenus pour des futures opportunités à délais de conservation limité 
• En cas d’entretien réalisé dans les locaux du Rehazenter, gestion des mesures de lutte contre la pandémie Covid-19 (CovidCheck) 

Conformément aux articles 6 et 9 du RGPD, les traitements ci-dessus sont fondés sur une des bases juridiques suivantes : exécution de mesures précontractuelles ou respect des fins d’un intérêt légitime, notamment dans le cadre de la constitution d’une CVthèque. 

Destinataires des données personnelles 

Dans le cadre de ce processus, le Rehazenter est susceptible de communiquer une partie des données personnelles à des catégories de destinataires suivantes, dans la limite de leurs attributions respectives : 

• vous-même 

Au Rehazenter : 

• Service des Ressources Humaines 
• Comité de Direction 
• Responsable du service concerné par le recrutement 
• Toute autre personne membre du comité du recrutement pour le poste vacant en question 

En externe : 

• Administration de l’Emploi (ADEM), en cas de candidature en provenance de cette institution 
• Etablissement d’études de l’étudiant ou du stagiaire, en cas de candidature en provenance de cette institution 
• Centre d’orientation socio-professionnelle asbl (COSP), en cas de candidature à destination de cette institution 
• Instances compétentes pour contrôler, auditer ou examiner la gestion du Rehazenter 
• Autres tiers, avec l’accord ou sur l’instruction de la personne concernée 

En cas de panne informatique, il est possible que le personnel du service informatique ou du fournisseur du logiciel utilisé, soumis à une clause de confidentialité, puisse avoir accès temporairement aux données personnelles. 

Il est possible que le Rehazenter soit tenu de divulguer des données personnelles à des autorités judiciaires et de police en réponse à une obligation légale ou réglementaire, ou dans le but de sauvegarder ses droits. 

Prise de décision automatisée 

Le processus de sélection et de recrutement des candidats du Rehazenter ne prévoit pas de prise de décision automatisée. 

Transfert international des données 

Le Rehazenter ne procède pas au transfert de données vers un pays situé en dehors de l’Union européenne (ci-après « pays tiers »), à l’exception des cas de résidence du Candidat dans ce pays. Au cas où un transfert vers un pays tiers est envisagé, le Candidat en sera informé préalablement et les mesures adéquates seront prises pour encadrer ce transfert. 

Procédure de protection des données et mesures de sécurité 

Le Rehazenter met en place des mesures organisationnelles et techniques nécessaires pour assurer l’exactitude et la pertinence des données personnelles et leur sécurité contre les traitements non-autorisés. Seules les membres du Personnel habilités ont accès aux données personnelles du Candidat et ce dans le cadre exclusif de l’exécution de leurs missions. En complément, tous les membres du Personnel du Rehazenter sont tenus au secret professionnel et/ou à une obligation de confidentialité. 

Lieux et durées de conservation 

Les documents papier contenant vos données personnelles sont conservés sur le site du Rehazenter. Les documents électroniques, relatifs à votre candidature, sont conservés sur le site de l’établissement ou confiés à un hébergeur de données, avec lequel le Rehazenter a établi un contrat imposant les mêmes règles de sécurité et de confidentialité qu’au sein du Rehazenter. 

Les données personnelles du Candidat sont conservées uniquement pendant le temps nécessaire aux finalités poursuivies, conformément aux prescriptions légales, détaillés ci-dessous. 

• En cas de recrutement effectif, le dossierde candidature est inclus dans le dossier professionnel, qui est conservé pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice au cours duquel le contrat a pris fin. 
• Si la candidature ne devait pas être retenue dans le cadre du processus de recrutement pour lequel celle-ci a été transmise, le dossierde candidature de certains profils peut être gardé, pour des futures opportunités, pendant 12 mois à partir de la date de la décision du Comité de Recrutement. 
• Les dossiers des candidatures au poste ou spontanées non-retenues sont supprimés 12 mois à partir de la date de la décision du Comité de Recrutement. 
• Les casiers judiciaires du Personnel sont conservés pendant un mois à partir de la conclusion du contrat de travail. 
• Les demandes d’exercice des droits sur la protection des données sont conservées 10 ans à compter de la clôture du dossier relatif à la demande. 
• Les réclamations en lien avec la protection des données personnelles adressées au Rehazenter sont conservées 10 ans à compter de la clôture du dossier y relatif.
• Les images venant de la vidéosurveillance du site du Rehazenter sont conservées pendant 7 jours, suivant quoi elles sont supprimées automatiquement, sauf en cas d’infraction.

Droits en matière de protection des données 

En vertu du RGPD, vous disposez des droits suivants concernant le traitement de vos données à caractère personnel par le Rehazenter et ce sous réserve des conditions prévues par la réglementation : d’obtenir une copie des données, d’obtenir la rectification de toute donnée inexacte ou incomplète, d’obtenir l’effacement des données ou la limitation de leur traitement, d’obtenir la portabilité des données, de vous opposer au traitement des données, de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage. Lorsque le traitement de vos données est fondé sur le consentement, vous avez le droit de le retirer à tout moment. Le Rehazenter cessera alors de traiter ces données, sauf en cas d’une obligation légale. 

Exercice de droits 

Pour exercer vos droits, vous pouvez formuler votre demande en vous adressant au DPO par email, via l’adresse : dpo@rehazenter.lu, ou par lettre signée et datée envoyée au : Centre National de Rééducation Fonctionnelle et de Réadaptation, Data Protection Officer, 1, Rue André Vésale, L-2674 Luxembourg. Dans votre demande, vous devez fournir une copie de votre carte d’identité et préciser les droits que vous souhaitez exercer. Le Rehazenter s’engage à répondre à toute demande d’exercice de droits dans les délais légaux en vigueur. 

Si vous estimez que les dispositions de la présente Notice ne sont pas respectées ou qu’il y a d’autres raisons de se plaindre pour des faits relatifs à la protection de ses données personnelles, vous pouvez vous s’adresser au DPO du Rehazenter, comme décrit ci-dessus et/ou d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale pour la Protection des Données ayant son siège à 15, Boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux. 

Nous vous informons que cette notice peut être modifiée par nos soins. Dans ce cas, ces modifications seront communiquées par les canaux de communication adéquats.